Cómo proteger mi empresa ante diversas amenazas

Uno de los requisitos para ser empresario es estar dispuesto a correr riesgos: Toda empresa supone la asunción de cientos de riesgos de muy distintas naturalezas durante todo su ciclo vital, ante los que debes estar preparado. A pesar de que España sea todavía uno de los países del mundo donde es más complicado llevar a cabo una emprendeduría empresarial (se encuentra en el puesto número 136, según el Banco Mundial), la tarea realmente difícil llega después: A la hora de mantenerla y, sobre todo, protegerla.

 

Todas las pequeñas y medianas empresas que comenzaron siendo simples proyectos y han ido expandiéndose, alcanzando objetivos y otorgando éxitos a su emprendedor, han ido, a su vez, superando obstáculos, dificultades y amenazas. Esto siempre es así: A medida que tu empresa crece, también se expone cada vez más a riesgos que, sin demasiado esfuerzo, podrían suponerle una catástrofe total.

 

Existen muy diversos tipos de amenazas, sin embargo, toda empresa bien protegida puede hacerles frente. A continuación, explicamos las más comunes pero, también, las mejores formas de plantarles cara.

 

Las demandas judiciales:

Las demandas legales pueden acarrear graves costes a tu empresa, aunque consideres que llevas la razón y estás convencido de que vas a ganar. Es importante ser prudente al elegir personas y empresas con las que hacer negocios (tener en cuenta siempre la reputación de las mismas y, aunque sean compañías libres de antecedentes penales o actividades sospechosas, camina despacio; con cuidado. Necesitarás un seguro para tu empresa que cubra tus bienes y responsabilidades, así como una póliza de seguro para directores y oficiales, si es necesario. Y, por su puesto, opera siempre dentro de los marcos legales y éticos; parece un consejo de abuela, pero cada año centenares de empresas han de hacer frente a los efectos negativos de haber llevado a cabo una actividad ilícita.

Los riesgos financieros

Los riesgos financieros amenazan pueden suponer la quiebra de toda empresa, sin embargo, existen medidas muy eficaces para evitarlos.

En primer lugar, hay que asegurarse de que exista un equilibrio entre el dinero que sale y el que entra; debe ser proporcional. Hay que cuidar enormemente el capital que sale de la empresa, pues siempre ha de estar por debajo de aquel que entra. Aunque, muchas veces, se nos presenta la oportunidad de realizar una inversión que supondrá beneficios a largo plazo para la empresa, no podemos olvidar que es necesario contar con liquidez; toda inversión, por muy rentable que sea, ha de tener unos límites.

A pesar de la importancia de ser cautelosos con el capital que dejamos salir, tampoco hay que ser un tacaño. A medida que la empresa vaya creciendo, usted necesitará más material, más trabajadores, más proveedores. No explote a los que ya tiene; contrate nuevos trabajadores, pues siempre es más rentable que la opción de ofrecer trabajo en negro, ante la que asumirá nuevos riesgos innecesarios. Es preferible, además, hacer una mayor inversión en materias primas de calidad (siempre controlando el total de capital del que dispone) para ofrecer unos bienes y servicios que no decepcionen a sus clientes.

Lleve un plan de negocio: Antes de dar cada paso, es necesario que conozca los diez siguientes. No se trata de ir dando palos de ciego, sino de seguir escrupulosamente un plan que a largo plazo le suponga beneficios.

Nunca venda sus bienes u ofrezca sus servicios por más dinero del que valen, pero tampoco por menos: No se trata de abaratarlos hasta deshacerse de ellos, sino convencer a sus clientes de que sus bienes y servicios tienen un valor que hay que asumir, y de lo que no se arrepentirán.

Por otra parte, aunque deba dar un trato extremadamente amable y correcto a sus clientes, también debe ser profesional, pues un cliente moroso es uno de los factores más indeseables por toda empresa. No fíe dinero, especialmente si ha tenido otras malas experiencias con ese cliente a la hora del pago, o si este se encuentra en una situación económica difícil.

Por último, ha de contar en todo momento con un efectivo de reserva ante cualquier imprevisto. Lo aconsejable es reservar, como mínimo, el efectivo equivalente a tres meses de gastos. Esta medida de seguridad financiera puede salvarle de muchos imprevistos económicos que pueden ser fatales para su negocio.

Cómo proteger mi empresa ante factores que amenazan mi reputación

Las redes sociales: A pesar de sus grandes beneficios, debes utilízarlas responsablemente. Cuidado con la información que publicas, ya sea texto, fotografía o vídeo, pues puede acabar en manos no deseadas para tu empresa. Utiliza un lenguaje teniendo en cuenta cuál es tu público objetivo. No abuses de las redes para hacer publicidad agresiva, primero, porque no suele funcionar, y segundo, porque dejarán de seguirte. Además, debes tener cuidado con la ortografía: Da muy mala imagen que, una empresa profesional que está tratando de ofertar un bien o servicio, cometa faltas de ortografía, pues es señal de dejadez. Para ello, puedes ser muy perfeccionista con los textos que publiques o contratar a un corrector o redactor, para que tus publicaciones sean impecables y, además, creativas. Utilizando cámaras de vigilancia

Todas las empresas reciben alguna vez comentarios negativos: El problema de recibirlos mediante las redes es que quedan expuestos a la vista de cualquier otro posible cliente. Sin embargo, da peor imagen borrarlos o reaccionar de forma exagerada. Lo más aconsejable es disculparse y, con un trato muy amable y correcto, proponer alguna solución de cara al futuro.

Cómo proteger mi empresa ante amenazas hacia mi información

¿Alguna vez se ha parado a pensar en las consecuencias que tendría sobre su empresa el hecho de perder su información, o su acceso a ella? Actualmente, el motor estratégico generador de crecimiento y riqueza es la información, por eso, es crucial protegerla, así como los aparatos tecnológicos que la gestionan: Ordenadores, smarthphones, bases de datos, teléfonos…

¿Has oído hablar de los ciberataques? Las organizaciones criminales tradicionales ya no solo operan en las calles; se han hecho con todo un mercado cibernético donde, mediante las nuevas tecnologías, roban datos de gran riqueza a grandes (o pequeñas empresas) para revenderlos o utilizarlos en su contra, roban equipo técnico y piden rescates o llevan a cabo técnicas de extorsión…

Para asegurarse de una buena protección de la información, es importante reservarla; No publiques datos en redes sociales a la ligera y forma a tus trabajadores para que sean prudentes en el día a día. Uno de los datos que exponen información innecesariamente y que acostumbramos a publicar es la geolocalización; es importante mantener la localización geográfica desactivada.

La generación periódica de copias de seguridad de la información imprescindible (documentación, datos de la competencia, de la clientela…) es altamente aconsejable para no perder horas, días y semanas de trabajo por un “fallo técnico”.

No es necesario mencionar la gran importancia de mantener todo el software de la empresa a salvo de posibles pérdidas, robos o copias no deseadas (ser cauto a la hora de utilizar pen drives y, sobre todo, compartirlos; los ordenadores, los móviles…).

Y, aunque parezca algo psicótico, evita utilizar redes inalámbricas públicas (sí, el WIFI público) cuando se trate de algún aparato tecnológico de la emprsa o que contenga información con un mínimo de importancia.

Aunque tu empresa sea una PYME, no descartes la opción de instalar cámaras de seguridad. Si sospechas de robo o mala praxis de tus empleados cuando no estás presente; si temes la posibilidad de que entren cuando el establecimiento está cerrado; si has sido amenazado o hay robos en tu vecindario… Son muchos los problemas de los que pueden librarte las cámaras, tanto de forma reactiva (una vez ha sido víctima de una actividad ilícita por parte de sus trabajadores o de terceros), como preventiva (el riesgo se reduce radicalmente ante la presencia de estos aparatos tecnológicos; nadie quiere ser descubierto).

Cómo proteger mi empresa ante el robo de contraseñas

No infravalores las contraseñas y las sugerencias de incorporar números, letras y símbolos. En los tiempos que corren, resulta sorprendentemente fácil descifrar contraseñas sencillas o con palabras clave fácilmente deductibles (no incluyas en ellas tu nombre ni el de tu empresa, entre otros).

Cómo proteger mis videoconferencias

Un aspecto que no podemos obviar son las videoconferencias: Si estableces comunicaciones de esta manera, has de saber que es muy sencillo hackearlas para obtener información de relevancia, si se realizan de forma inherente a las redes inalámbricas, con una configuración descuidada. También es recomendable evitar las comunicaciones con desconocidos, cubrir la cámara cuando no se esté utilizando, así como dejar encendidos los micrófonos cuando no están en uso y tener en cuenta que pueden haber mini cámaras de vigilancia ocultas.

La amenaza de posibles catástrofes

Una innundación; un incendio; un huracán… Son catástrofes que, aunque parezcan lejanas, ocurren cada día y es necesario, por tanto, estar preparado para hacerles frente. Aunque estos riesgos pueden controlarse, es necesario garantizar la seguridad de la empresa, sus recursos humanos (trabajadores, inversores, socios…) y su patrimonio.

Para estar preparados ante una catástrofe, es muy recomendable realizar siempre copias de seguridad físicas en un lugar ageno al del propio negocio: Una casa particular, una segunda oficina… De forma que, esos bienes, ya estén asegurados.

Algo inevitable hoy en día es la contratación de un seguro, siempre eligiendo la mejor oferta y no dejando de leer la letra pequeña; causante de muchas disputas.

Otra medida altamente aconsejable son las revisiones periódicas de las infraestructuras del espacio donde opera la empresa: Tener la seguridad de que el edificio, oficina o cualquier estructura esté en perfectas condiciones.

Sin embargo, aunque tengamos la certeza de que trabajamos en las mejores condiciones de seguridad posibles, siempre viene bien llevar a cabo un plan de evacuación, que no cuesta nada, y asegurarse de que los trabajadores conocen sus pautas mediante reuniones y, sobre todo, simulacros (no es necesario detener la actividad de los empleados constantemente para realizar simulacros, pero sí debe hacerse, al menos, una vez al año).

No es necesario mencionar la importancia de contar con extintores y material salvavidas, dado su gran papel ante ciertas catástrofes, y su obligatoriedad legal.

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